Una sempre maggiore percentuale delle conoscenze e delle informazioni della società sono disponibili in contenuti “non strutturati” che risiedono in file system, email e nei computer dei dipendenti.  Queste informazioni non strutturate sono particolarmente importanti per la società.  Tutti i dipendenti creano contenuti di grande valore che possono essere riutilizzati da altri.  Tuttavia esiste un grande neo: il valore effettivo dei contenuti può essere solo realizzato se altri dipendenti possono accedere a tali informazioni, anche se questi ignorano l'esistenza di determinati documenti. 

Rete aziendale
Troppo spesso quando gli utenti parlano della ricerca aziendale, pensano innanzitutto alle ricerche nelle Intranet.  Questo tipo di ricerca è ovviamente importante, ma nella maggior parte delle società le Intranet contengono solo una minima parte delle informazioni disponibili.  Le informazioni utili si trovano nelle condivisioni di file, nei server web non collegati alle Intranet, nei sistemi di gestione di contenuti e documenti e l'elenco non finisce qui.  Un vero motore di ricerca aziendale deve permettere di eseguire le ricerche in tutti i contenuti, in modo sicuro e utilizzando un'unica casella di ricerca.

Google Search Appliance indicizza più di 220 formati di documenti diversi: HTML, PDF, suite di Microsoft Office e centinaia di altri formati che molti di noi non hanno mai usato.   L'appliance può accedere direttamente ai contenuti delle condivisioni di file e dei server web.  Per ottimizzare i contenuti, è necessario estendere al massimo la ricerca.  Non si può sapere quando un progetto di ricerca di mercato di un product manager di Londra tornerà utile a un responsabile vendite di San José.  Quello che sappiamo è che i rapporti di ricerche di mercato saranno utili solo se altri dipendenti potranno usufruire delle informazioni in essi contenute.

I sistemi di gestione dei contenuti, gestione dei documenti e collaborazione sono altre fonti preziose di informazione.  I contenuti di questi sistemi generalmente sono di alta qualità e possono essere utili per tutta la società.  Con la funzione di raccolta di Google è possibile restringere la ricerca a un unico sistema o consentire ai dipendenti di eseguire ricerche in tutte le informazioni aziendali. 

Google Search Appliance consente di collegarsi direttamente ai sistemi di gestione dei contenuti e dei documenti utilizzando i seguenti meccanismi:

• Presentare i contenuti tramite un'interfaccia HTTP/HTTPS e consentire a Google Search Appliance di eseguire direttamente la scansione dei contenuti
• Indicizzare direttamente il database relazionale sottostante contenente i metadati e i documenti
• Utilizzare l'API del feed dei contenuti di Google per collegarsi direttamente all'applicazione
• Sfruttare il programma per sviluppatori e per partner di Google e utilizzare un connettore integrato

Ricerca in sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM)

Le aziende spendono milioni per sviluppare e distribuire sistemi di gestione di contenuti e documenti e per i relativi processi e flussi di lavoro. Questi sistemi e portali di informazione contengono preziose informazioni aziendali; tuttavia, la mancanza di strumenti di ricerca di qualità e di interfacce utente intuitive rendono molte di queste informazioni inaccessibili per i dipendenti.

Per rispondere a questa esigenza, Google Search Appliance fornisce alle aziende una funzione di ricerca universale che include la connettività completa a tutte le informazioni presenti nei sistemi di gestione dei contenuti.

Content Connector Framework: Connessione a tutti i sistemi di gestione dei contenuti

Google Search Appliance integra un Content Connector Framework che fornisce una connettività pronta per l’uso ai più diffusi sistemi di gestione contenuti, al fine di semplificarne l’installazione.

Connettività pronta per l'uso per:

• EMC Documentum
• IBM FileNet
• Microsoft Sharepoint
• Open Text Livelink
• Lotus Notes / Domino
  

Connettori integrati aggiuntivi disponibili presso i Partner Google:

• Interwoven
• Hummingbird
• ...e altri ancora

Content Connector Framework dispone inoltre di un framework aperto che consente connessioni a qualsiasi altro sistema di gestione dei contenuti aziendali (ECM). Il framework include una robusta SPI per realizzare connettori personalizzati ad altri sistemi.

Robusta SPI per la connessione a qualsiasi altro sistema ECM:

• Framework aperto e flessibile
• Indicizzazione di documenti e altri tipi di oggetto
• Registrazione e gestione di connettori
• SPI di protezione per l’autenticazione e l’autorizzazione

Vantaggi

Essere in grado di eseguire ricerche approfondite in tutte le informazioni aziendali fornisce enormi vantaggi sia alle aziende sia ai dipendenti. Alcuni di questi vantaggi includono:

• Risultati pertinenti - Il documento di interesse viene visualizzato tra i primi risultati. Grazie al lavoro di migliaia di tecnici di Google.com abbiamo ottimizzato gli algoritmi per l’utilizzo aziendale.
• Ricerca unificata - Consenti ai dipendenti di risparmiare tempo prezioso mettendo a loro disposizione una singola casella di ricerca per tutte le reti intranet, i sistemi di gestione contenuti e le applicazioni aziendali.
• Scalabile - Google Search Appliance cresce con la tua organizzazione nel corso del tempo per gestire tutti i contenuti
• Protetto - Integra Google Search Appliance con i sistemi di controllo degli accessi esistenti in maniera tale che gli utenti visualizzino solo i contenuti per i quali sono autorizzati
• Interfaccia utente intuitiva - Fornisci ai tuoi utenti la stessa facilità di utilizzo e intuitività di Google.it

Oltre ai sistemi di gestione dei contenuti e dei documenti, Google Search Appliance si collega direttamente a Lotus Notes utilizzando l'interfaccia Domino e a Microsoft Share Point.

Desktop
I contenuti condivisi all'interno della società possono essere di grande importanza, ma la possibilità di accedere ai contenuti dal proprio computer, in locale, è ugualmente importante per aumentare la produttività di un dipendente.  Le società dovrebbero incoraggiare i dipendenti a condividere quanto più possibile le proprie conoscenze e semplificare la condivisione delle informazioni rendendo questa operazione facile come il salvataggio dei file nell'unità locale o di rete.

Anche se i dipendenti salvano più documenti nella rete aziendale, ci saranno sempre molte informazioni salvate nei “desktop”.  Poiché la capacità dei dischi rigidi è in continuo aumento e le email e le chat di messaggistica immediata vengono usate sempre più per comunicare, il sovraccarico delle informazioni potrà solo aumentare.  Una struttura di file gerarchica o fissa può essere una soluzione di memorizzazione soddisfacente per insiemi di documenti di dimensioni limitate.  Tuttavia, nel caso di centinaia o centinaia di migliaia di documenti e messaggi, la ricerca è l'unica tecnologia in grado di recuperare in modo costante ed efficiente le informazioni.

Non c'è niente di più frustrante che cercare un documento creato e di cui non si ricorda la posizione di salvataggio.  Per questo motivo Google ha sviluppato Google Desktop for Enterprise che fornisce la possibilità di eseguire ricerche in tutti i file del disco rigido, in tutte le email, le pagine web visualizzate e le chat di messaggistica immediata.  Google Desktop fornisce in meno di un secondo l'accesso a tutti i dati personali dall'interfaccia di ricerca di Google che tutti conoscono.

L'implementazione di Google Desktop for Enterprise a tutta la società è semplice ed è altrettanto semplice rispettare gli standard di sicurezza, di conservazione dei documenti e di conformità aziendali.   Tutte le preferenze possono essere impostate e bloccate dagli esperti IT, mentre le impostazioni aziendali aggiuntive relative all'integrazione e alla conservazione dei documenti vengono controllate centralmente utilizzando criteri di gruppo.  In questo modo, Google Desktop for Enterprise è in grado di rispettare virtualmente i requisiti di tutte le organizzazioni.  Se utilizzati insieme, Google Desktop for Enterprise, Google Search Appliance e Google.it forniscono una soluzione di ricerca universale rendendo TUTTE le informazioni accessibili e fruibili.

Scarica gratuitamente Google Desktop for Enterprise.

Informazioni strutturate

La ricerca nei dati e nei documenti non strutturati è estremamente preziosa ma a volte la risposta o le informazioni che vengono cercate si trovano in una casella di un database o è necessario utilizzare una query strutturata in un'applicazione aziendale.  Per poter eseguire una ricerca universale in tutte le informazioni della società, è necessario includere dati strutturati.

Applicazioni aziendali
Uno dei problemi principali di una società IT è la gestione dell'aumento di silos di dati.  Ciò rappresenta un problema anche per un dipendente medio che deve capire e imparare a utilizzare una vasta gamma di sistemi.  O peggio: il dipendente sa come utilizzare i sistemi ma non sa quale utilizzare per trovare la risposta a una domanda specifica.  Immagina che questo dipendente sia al telefono con un cliente che gli porge una domanda specifica e deve cercare in cinque sistemi diversi per cercare di trovare una risposta. 

I dipendenti dovrebbero disporre di un'unica interfaccia che riunisce tutte le informazioni: ecco perché abbiamo creato Google OneBox for Enterprise.  Basato sul modulo OneBox di Google.it, che consente di inserire orari di voli, titoli di borsa e indirizzi in Google.it e di ricevere informazioni strutturate precise nei risultati di ricerca, Google OneBox for Enterprise fornisce un accesso rapido, semplice e sicuro alle fonti di informazioni in tempo reale della società.  Google OneBox for Enterprise utilizza lo stesso principio usato da milioni di utenti ogni giorno per collegarsi a sistemi di informazioni aziendali quali database di contatti, sistemi CRM, applicazioni finanziarie, sistemi ERP, sistemi di business intelligence e altri ancora.

Ad esempio, una ricerca sulle vendite della costa est consente di visualizzare un grafico delle vendite del sistema di business intelligence.  Analogamente, l'inserimento in un numero di ordine di acquisto richiama le informazioni dell'applicazione finanziaria della società, mentre l'inserimento del nome di un dipendente consente di visualizzare i dati di contatto e il calendario aggiornato della sua disponibilità.  Google collabora con altre società leader a livello mondiale tra cui Oracle, Cognos e SAS per fornire la connettività ai sistemi aziendali più importanti.  Inoltre, poiché Google OneBox for Enterprise è un'API aperta e pubblica, è possibile collegarsi a qualsiasi applicazione aziendale utilizzata dalla società.

Visualizza maggiori informazioni su Google OneBox for Enterprise.

Database
Oltre alle applicazioni aziendali, un gran numero di informazioni aziendali importanti è disponibile nei database relazionali.  Google Search Appliance può accedere direttamente ai contenuti dei sistemi di database relazionali IBM DB2, Microsoft SQLServer, MySQL, Oracle e Sybase.  È possibile determinare con precisione le righe e le colonne indicizzate nonché le informazioni visualizzate dall'utente finale.  In alcuni casi, i clienti desiderano indicizzare ed effettuare ricerche in campi (ad esempio campi metadati) che non devono essere visualizzati dall'utente o viceversa.

Google Search Appliance è anche in grado di eseguire la scansione di file incorporati nei database.  La flessibilità di queste funzioni consente agli amministratori di fornire motori di ricerca integrati nei contenuti strutturati e non strutturati.

Tutte le informazioni aziendali

Adesso, i dipendenti hanno accesso a più contenuti e sono maggiormente in grado di agire e prendere decisioni.  Nel contempo, ogni anno i contenuti raddoppiano e un numero maggiore di informazioni viene salvato e archiviato sui desktop e a livello aziendale. Per essere efficienti, i dipendenti hanno bisogno di talento e di una visione chiara, ma ancor di più, hanno bisogno di accedere alle informazioni esatte per prendere delle decisioni.  Senza l'accesso a tali informazioni, aumenta rapidamente il rischio di prendere decisioni sbagliate o di perdere tempo.

Per massimizzare la produttività, i dipendenti hanno bisogno di:

• Memoria fotografica: la capacità di trovare le informazioni visualizzate ovunque esse si trovino.
• La conoscenza e le informazioni della società: l'accesso a tutte le informazioni della società in base al proprio livello di autorizzazione.
• Accesso alle informazioni a livello mondiale:  l'indice di informazioni più completo sul Web.

L'accesso alle informazioni consente ai dipendenti di prendere decisioni più oculate e di facilitare la collaborazione tra colleghi.  I settori e le società sono in continua e rapida evoluzione e solo le organizzazioni in grado di agire in base alle informazioni in modo rapido ed efficiente potranno andare avanti e raggiungere il successo.  L'architettura di informazioni basata sui prodotti di ricerca aziendale di Google può consentire una condivisione efficiente delle informazioni e l'aumento della soddisfazione dei dipendenti. Adesso puoi rispondere ai tuoi dipendenti quando ti chiedono: "Perché non posso usare Google?"